Privacyverklaring sollicitanten

DMF Investment Management BV (DMFCO) hecht veel belang aan de bescherming van je privacy en de veiligheid van je persoonsgegevens. Wij zullen je persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de toepasselijke privacy wet- en regelgeving.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als je bij ons solliciteert kunnen wij onder meer de navolgende categorieën persoonsgegevens van je verwerken:

  • je naam, adres en overige contactgegevens, geboortedatum, geslacht,
  • eventueel foto,
  • werkervaring, opleidingen,
  • overige persoonsgegevens, die je actief aan ons verstrekt door het toezenden van jouw sollicitatiebrief en curriculum vitae of
  • laat weten tijdens een van de sollicitatiegesprekken.

Waarom verwerken wij je persoonsgegevens?

DMFCO verwerkt persoonsgegevens van jou om te bepalen of je geschikt bent voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd of een functie die nog beschikbaar kan komen. Daarnaast vergelijkt DMFCO tijdens de sollicitatieprocedure de persoonsgegevens van de sollicitanten met de vacature(s) en de daarbij behorende kwalificaties om een goede selectie te maken van sollicitanten. 
DMFCO kan jouw persoonsgegevens ook verwerken om contact met je op te nemen voor een nadere kennismaking. Wij verzamelen en verwerken enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk en relevant zijn voor de uitvoering van je sollicitatieprocedure.
DMFCO heeft een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens voor bovenstaande doelen te verwerken en heeft de wettelijke verplichting om nieuw personeel te screenen.
Tot slot verwerkt DMFCO persoonsgegevens als je daarvoor je toestemming hebt gegeven. Bijvoorbeeld in het geval dat je ons toestemming hebt gegeven jouw sollicitatiebrief en curriculum vitae voor één jaar op te slaan. Je hebt het recht deze toestemming op ieder moment in te trekken. Deze intrekking staat niet in de weg aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

Screening

Een screening maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

  • De screening bestaat uit een vragenlijst, mogelijk aangevuld met een online screening.
  • We voeren uitsluitend een screening van een sollicitant uit als wij hiervoor een legitieme reden hebben en deze ook aan de overige (wettelijke) voorwaarden voldoet.
  • We wegen bij een screening zorgvuldig af of deze noodzakelijk is voor de functie en welke gegevens hiervoor daadwerkelijk relevant zijn.
  • Jouw gezondheid wordt buiten beschouwing gelaten, tenzij een medische keuring wettelijk verplicht is voor de betreffende functie.
  • We zijn ons ervan bewust dat de informatie die wij op internet over jou vinden niet waar hoeft te zijn en gaan er zorgvuldig mee om.

Vertrouwelijkheid

Wij respecteren je privacy en zorgen dat wij de persoonlijke gegevens die je aan ons geeft altijd vertrouwelijk behandelen. Onze medewerkers zijn verplicht om je gegevens waarvan zij kennis nemen geheim te houden. Als de wet ons dat verplicht, is deze geheimhouding niet van toepassing.

Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met je persoonsgegevens tegen te gaan.

Doorgifte persoonsgegevens

Wij verstrekken je persoonsgegevens alleen aan derden als dat nodig is vanwege de sollicitatieprocedure of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. 
DMFCO zorgt er altijd voor dat je persoonsgegevens met de grootste zorg door derden worden behandeld en dat eventuele gegevensoverdracht op een veilige manier plaatsvindt. Wij verplichten samenwerkende partijen contractueel om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens. Je ontvangt via DMFCO geen aanbiedingen van derde partijen.

Waar worden je persoonsgegevens verwerkt?

Verwerking van je persoonsgegevens gebeurt over het algemeen binnen de Europese Unie. Sommige gegevens kunnen worden verwerkt in de Verenigde Staten. In dat geval zal de partij die je gegevens verwerkt, gecertificeerd zijn voor het EU-US Privacy Shield. Dit betekent dat er passende waarborgen zijn voor het verwerken van persoonsgegevens. Deze voldoen aan de eisen van de Nederlandse wet en regelgeving.

Verzoeken over het verwerken van je persoonsgegevens

Je kunt ons vragen om de persoonsgegevens die wij verwerken in te zien. Als het overzicht dat wij verstrekken niet juist is, kun je ons schriftelijk vragen de gegevens te wijzigen of te verwijderen. Je kunt ons ook vragen om de door jou verstrekte persoonsgegevens in digitale vorm aan je over te dragen. 
Mocht je informatie van ons ontvangen en geen prijs stellen op verdere ontvangst daarvan, dan kun je dit aangeven. Wij zullen je dan niet langer informatie sturen.
Als je voor dit soort verzoeken contact met ons wilt opnemen, kan dat met de contactgegevens in deze privacyverklaring.

Bewaar- en verwerkingstermijnen

Wij bewaren en verwerken je persoonsgegevens niet langer dan echt nodig is of wettelijk is geregeld. Omdat wij je persoonsgegevens verwerken voor het aangaan of uitvoeren van een arbeidsovereenkomst, gelden er termijnen voor de verwerking van persoonsgegevens.

  • Als wij geen arbeidsovereenkomst met je hebben, mogen wij je persoonsgegevens bewaren tot vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Als langer is gewenst, vragen we je ons toestemming geven om de gegevens maximaal één jaar te bewaren. 
  • Als sollicitant mag je eisen om alle gegevens te laten verwijderen. In dit geval dient uiterlijk binnen vier weken de verwijdering doorgevoerd te worden. In het geval van fraude tijdens het sollicitatie proces, kan het zijn dat we je persoonsgegevens langer mogen bewaren.
  • Word je aangenomen voor een functie bij DMFCO, dan geldt vanaf het moment van indiensttreding de informatie over het verwerken van persoonsgegevens zoals is opgenomen in de privacyverklaring voor werknemers.
  • Na het verstrijken van deze termijnen wissen wij je persoonsgegevens automatisch.

Contactgegevens

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt onder verantwoordelijkheid van DMFCO.
Wil je meer weten over deze privacyverklaring, jouw rechten, de verwerking en onze verdere omgang met en houding ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens en/of privacy in het algemeen, neem dan contact op met de Risk afdeling per e-mail of per brief. Vermeld daarbij alsjeblieft ‘privacy gegevens’.
risk@dmfco.nl 
DMFCO
Bezuidenhoutseweg 16B
2594 AV Den Haag

Klachten

Wij helpen je graag verder als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Als je er toch niet met ons uitkomt, heb je op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen.

 DMFCO – juni 2021